Obowiązek składania informacji do Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji mają podmioty korzystające ze środowiska, czyli:
1. przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2013 r. poz. 672 ze zm.) – czyli osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne niebędące osobą prawną, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonujące we własnym imieniu działalność gospodarczą,
2. przedsiębiorcy zagraniczni w myśl art. 5 pkt 3 ww. ustawy o swobodzie działalności gospodarczej – czyli osoby wykonujące działalność gospodarczą za granicą oraz obywatele polscy wykonujący działalność gospodarczą za granicą,
3. osoby prowadzące działalność wytwórczą w rolnictwie w zakresie upraw rolnych, chowu lub hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego,
4. jednostki organizacyjne niebędące przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej,
5. osoby fizyczne niebędące podmiotem, o którym mowa w podpunkcie 1, korzystające ze środowiska w zakresie, w jakim korzystanie ze środowiska wymaga pozwolenia.
Do wymienionych podmiotów zaliczają się zarówno małe podmioty, a więc te, które w związku z prowadzoną działalnością eksploatują instalacje wymagające np. jedynie zgłoszenia emisyjnego, ogrzewające zakład lub wykorzystujące do prowadzenia działalności samochody i maszyny robocze, jak i podmioty duże, które eksploatują instalacje wymagające np. pozwolenia zintegrowanego, pozwolenia na emisję gazów lub pyłów do powietrza.
Raporty trzeba składać co roku do 28 lutego. Obowiązek dotyczy zarówno tzw. małych podmiotów, jak i dużych. Należy zarejestrować się do KOBiZE, a po uzyskaniu loginu oraz hasła dostępu złożyć raport za pośrednictwem elektronicznego formularza.