Kontrola może być przeprowadzona w siedzibie podmiotu kontrolowanego lub w innych miejscach wykonywania jego zadań oraz przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Przedsiębiorstwo poddane kontroli musi zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego jej przeprowadzenia. Pracodawca zobowiązany jest niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały, udzielić niezbędnych informacji.
Przed rozpoczęciem kontroli możemy od inspektora pracy zażądać okazania legitymacji służbowej i upoważnienia Głównego Inspektora Pracy lub jego zastępcy. Upoważnienia takie wystawia także Okręgowy Inspektor Pracy lub jego zastępca.
Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy – w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalności zatrudnienia – podlegają wszyscy pracodawcy i przedsiębiorcy niebędący pracodawcami, na rzecz których świadczona jest praca przez osoby fizyczne, w tym osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia pracy. Jeśli więc pracodawca zatrudnia pracownika na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło – także musi być przygotowany na wizytę inspektora pracy.
W toku wykonywania czynności kontrolnych inspektor pracy ma prawo:
1) swobodnego wstępu na teren zakładu pracy i do wszystkich jego obiektów pomieszczeń;
2) przeprowadzania oględzin obiektów, maszyn i urządzeń oraz pomieszczeń pracy;
3) żądania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą – obowiązkowi temu podlegają również wszyscy pracownicy, których zatrudniasz lub zatrudniałeś, albo które wykonują lub wykonywały pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą; inspektor ma także prawo wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z kontrolą;
4) wglądu do dokumentacji zakładu pracy, w tym do:
a) dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy;
b) planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej;
c) wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności zakładu – na żądanie inspektora masz obowiązek dostarczenia inspektorowi próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą;
5) wglądu do akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy;
6) zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją;
7) utrwalenia przebiegu kontroli za pomocą środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku;
8) wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów, zestawień lub wyciągów z dokumentów oraz obliczeń i zestawień sporządzanych na podstawie tych dokumentów – może też żądać ich bezpośrednio od pracodawcy
9) sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej;
10) korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.
Badanie legalności zatrudnienia
Jeśli inspektor pracy stwierdzi podczas kontroli wykroczenie polegające na naruszeniu przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99, poz. 1001 z późn. zm.5′) w zakresie określonym w art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4, ma prawo wystąpić z wnioskiem do właściwego sądu o ukaranie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.
Ma także prawo do zawiadomienia o naruszeniu przepisów właściwych organów, w szczególności:
1) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – o naruszeniu przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych;
2) urzędu kontroli skarbowej – o naruszeniu przepisów prawa podatkowego;
3) Policji lub Straży Granicznej – o naruszeniu przepisów o cudzoziemcach.
W przypadku naruszenia warunków prowadzenia agencji zatrudnienia określonych w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy okręgowy inspektor pracy niezwłocznie powiadamia marszałka właściwego województwa. Jeśli bezrobotny naruszy przepisy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, okręgowy inspektor pracy niezwłocznie powiadamia starostę.
Pracodawca, aby należycie przygotować się do kontroli PIP, powinien posiadać w miejscu prowadzenia działalności wszelką dokumentacje wynikającą z przepisów prawa pracy oraz związanych z BHP.
Poza obowiązkowym prowadzeniem teczki osobowej każdego pracownika masz również obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy, która służy organizacji do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych, tj. wysokości wynagrodzenia za okres choroby, godziny nadliczbowe itp.
Ewidencja ta powinna być prowadzona w siedzibie organizacji na bieżąco, dla każdego pracownika odrębnie, bez względu na wymiar czasu pracy pracownika. Karta ewidencji czasu pracy jest dokumentem, do którego wgląd powinien mieć również pracownik. Załącznikami do karty ewidencji czasu pracy są: wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie, inne zaświadczenia dokumentujące czas pracy pracownika. Dokumentację pracowniczą (tj. listy płac, karty wynagrodzeń, inne pomocne przy ustalaniu emerytury czy renty) należy przechowywać, zgodnie z ustawą emerytalną, przez 50 lat. Czas ten liczy się od dnia rozwiązania stosunku pracy.
Lista płac
Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń w księgach rachunkowych ujmowane są na podstawie opracowanej przez księgowego listy płac. Powstaje ona w oparciu o postanowienia wynikające z zawartych pomiędzy organizacją a pracownikami umów o pracę. Kwoty zwarte w liście płac są odpowiedzią na wysokość zasadniczego miesięcznego wynagrodzenia pracownika powiększonego lub pomniejszonego o występujące dodatki (tj. premie, godziny nadliczbowe) lub potrącenia.
Dodatki do wynagrodzenia, tj. godziny nadliczbowe czy premie, wynikają bezpośrednio z kart ewidencji czasu pracy oraz z regulaminów wynagradzania bądź powziętych przez uprawniony do tego organ uchwał (zarząd, Walne zgromadzenie członków, rada czy kapituła Fundacji). Potracenia zaś obowiązkowe i dobrowolne dotyczą zatrzymanych przez organizację części wynagrodzenia pracownika. Potrącenia obowiązkowe nie wymagają zgody pracownika i dotyczą składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także kwot egzekwowanych na mocy sądowych tytułów wykonawczych oraz kar pieniężnych za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonego porządku, regulaminu pracy czy przepisów BHP. Potrącenia dobrowolne mogą być realizowane tylko za pisemną zgodą pracownika i mogą dotyczyć np. spłaty zaciągniętych pożyczek, zapłaty składek członkowskich tytułem przynależności do organizacji, opłaty polisy na życie i innych.