Robert Szmidt, dyrektor handlowy ds. kluczowych klientów, Posnet Polska S.A.
Kasa fiskalna jest kompletnym systemem do rejestrowania sprzedaży, który może pracować samodzielnie. Baza towarów i usług (PLU) znajduje się wewnątrz urządzenia. Drukarka fiskalna natomiast zawsze współpracuje z zewnętrznym systemem sprzedażowo-rozliczeniowym np. z komputerem wyposażonym w odpowiednie oprogramowanie. W przypadku placówek handlowych takich jak stacje benzynowe, lepiej sprawdzi się drukarka fiskalna, która wspomaga kompletne i zaawansowane zarządzanie placówką. Dzięki takiemu urządzeniu na stacji benzynowej będzie można np. w łatwy sposób wydrukować fakturę, obsłużyć program lojalnościowy, czy rabatowy, a także prowadzić szybką komunikację między drukarką, a programem magazynowym.
Od czego uzależnić wybór sprzętu?
Stacje benzynowe to placówki handlowe o dużym natężeniu ruchu, gdzie klienci często pobierają faktury, korzystają z systemów rabatowych, a szybkość i komfort obsługi są szczególnie ważne. Wybierając drukarkę fiskalną warto zadać sobie pytanie jakie urządzenia mają z nią współpracować. Najnowsze modele takie jak np. Thermal HD posiadają funkcję tunelowania portów COM, która pozwala na bezpośrednie podłączenie do drukarki urządzeń peryferyjnych i sterowanie nimi z poziomu komputera.
Istotnym zagadnieniem jest kontrola sprzedaży na stanowisku kasjerskim. Urządzenia wyposażone w ethernet oraz funkcje monitora transakcji można w łatwy sposób skonfigurować z systemem monitoringu na stacji. Funkcja ta pozwala na porównanie zapisu z drukarki z obrazem z kamer sklepowych. Właściciel sklepu nie tylko może sprawdzić, czy rachunek został wystawiony na właściwy towar, ale również, czy w sklepie nie dochodzi do nadużyć, albo oszustw. Podgląd może mieć miejsce na dowolnym komputerze z dostępem do internetu i wyposażonym w odpowiednią aplikację. Może on się znajdować np. na zapleczu sklepu lub w biurze. Obraz jest wyświetlany w czasie rzeczywistym oraz zapisywany na dysku do celów późniejszej weryfikacji. Możemy też wyszukiwać fragmenty nagrania według szczegółowych kryteriów np. według sprzedanych towarów, operatorów, kwot transakcji, stornowanych pozycji, czy anulowanych paragonów.
Warto zwrócić uwagę na to czy drukarka posiada elektroniczną kopię paragonu. Rozwiązanie to pozwala na zapis i przechowanie tego typu danych na nośniku, a także szybki dostęp do nich z poziomu komputera. Wpływa również na redukcję kosztów placówki handlowej. Dzięki niemu ograniczyć można wydatki związane z zakupem tradycyjnych rolek kasowych oraz przechowywaniem papierowych kopii paragonów. Dla przykładu jedno stanowisko kasjerskie, na którym wydawanych jest klientom dziennie około 200 paragonów, zawierających 5 pozycji, rocznie generuje koszty eksploatacyjne w wysokości około 1400 zł. Szacunkowo przy takim natężeniu ruchu na wymianę rolek kasowych w ciągu 12 miesięcy trzeba przeznaczyć nawet ponad 5 godz. W przypadku zastosowania w urządzeniu kopii elektronicznej, wyżej wymienione koszty zostają zredukowane. Karta SD o pojemności 2GB pomieści zawartość co najmniej 3330 standardowych rolek papieru (szacunkowe dane Posnet). Jest to również krok w stronę ekologii.
Przy doborze drukarki fiskalnej ważnym kryterium jest także komfort pracy i szybkość obsługi klienta. Dlatego warto zwrócić uwagę na szybkość wydruku, długość i szerokość papieru, a także sposób jego wymiany. Wygodnym rozwiązaniem jest wbudowany w drukarkę obcinacz papieru.
Punkty handlowe, które cenią sobie ergonomię powinny również zwrócić uwagę na to, jaki rodzaj wyświetlacza posiada drukarka fiskalna. Od niedawna na rynku dostępny jest wyświetlacz wolnostąjący, w który wyposażono wprowadzoną na rynek w listopadzie 2012 drukarkę Posnet Thermal HD. Co ciekawe jest to również pierwsze urządzenie, które pracuje w pionie i poziomie. Z kolei Thermal XL, która oprócz wyświetlacza wolnostojącego posiada wyświetlacz typu Oled, wbudowany w pokrywę urządzenia. Powyższe cechy pozwalają znacznie zaoszczędzić przestrzeń na stanowisku kasjerskim i sprawić, by informacje o nabywanym towarze były dobrze widoczne dla klientów.
Najnowsze modele drukarek dostępne na rynku posiadają funkcje wydruku grafik i kodów 2D na paragonach i fakturach, a także wydrukach niefiskalnych. Dzięki czemy w ich nagłówku i stopce może znaleźć się logo stacji, reklama, czy inna grafika okolicznosciowa.
Ważna jest właściwa eksploatacja sprzętu
Podczas użytkowania drukarek fiskalnych warto zwrócić uwagę na materiały eksploatacyjne, jakie wykorzystujemy. Dobrej jakości papier może znacznie przedłużyć żywotność mechanizmu drukującego. Ponadto warto dbać o czystość urządzenia, chronić je przed zalaniem, czy uszkodzeniami mechanicznymi. Wszelkie naprawy powinny być wykonywane przez przypisany do danego urządzenia serwis. Co dwa lata powinien mieć miejsce obowiązkowy przegląd okresowy, o którym przypomina nam komunikat wyświetlany przez urządzenie. Korzystając z usług serwisu warto zwrócić uwagę, czy jego przedstawiciel posiada ważną legitymację i czy figuruje w książce serwisowej kasy.
Najczęstsze problemy związane z drukarkami fiskalnymi wynikają z nieprawidłowej eksploatacji urządzenia, głownie z jego zalania lub uszkodzenia mechanicznego. Często też zdarza się, że w przypadku awarii użytkownik zamiast wezwać przedstawiciela serwisu, próbuje dokonać naprawy na własną rękę.