Stan techniczny urządzenia określa się na podstawie systematycznej kontroli ilości nagromadzonych zanieczyszczeń, wyglądu wkładów w separatorach, sprawdzania działania automatycznego urządzenia zamykającego (Należy zapobiegać samowolnemu usuwaniu automatycznego urządzenia zamykającego np. poprzez podwieszanie pływaka do włazu na sztywnym łączu). Najczęściej czyszczenie wykonuje się we wczesnych miesiącach wiosennych, w celu usunięcia nagromadzonych podczas zimy osadów i substancji olejowych z roztopów. Czyszczenie osadników i separatorów powinno zakończyć się najpóźniej do maja-czerwca, ponieważ w okresie letnim intensywne deszcze powodują wypłukiwanie zgromadzonych w separatorze substancji ropopochodnych oraz osadów. Drugie czyszczenie powinno być wykonane w okresie jesienno – zimowym, aby pozostawić miejsce na osady, które spływać będą do podczyszczalni ze szczególnym nasileniem w okresie wiosennych roztopów.
Obsługa instalacji powinna być wykonywana przez doświadczony personel lub specjalistyczną firmę. Obsługa jest odpowiedzialna za regularne wykonywanie następujących czynności kontrolnych (dokładny zakres kontroli powinien zostać zawarty w instrukcji producenta):
• Kompletna kontrola stanu całego urządzenia, przede wszystkim bezpiecznego zamknięcia pokryw,
• Sprawdzenie drożności wlotu, wylotu rur kanalizacyjnych separatora,
• Kontroli wizualnej osadnika i separatora obejmującej ocenę stanu technicznego, sprawdzenie ilości zgromadzonego osadu (za pomocą łaty mierniczej lub sondy talerzowej) i oleju (sztywna żerdź posmarowana pastą zmieniającą barwę pod wpływem substancji ropopochodnych). Ilość zgromadzonego osadu nie może przekroczyć wielkości zakładanej przez projektanta. Zwykle wynosi ona około 1/3 do ½ pojemności czynnej osadnika, a grubość warstwy oleju nie może przekroczyć wielkości granicznej określonej w instrukcji separatora – w przypadku stwierdzenia takiego poziomu wypełnienia osadem lub olejem, konieczne jest oczyszczenie urządzenia.
• Optyczna kontrola automatycznego zamknięcia pływakowego (pomiarową listwą sprawdzamy mobilność pływaka oraz jego funkcjonalność) lub innego stosowanego zamknięcia,
• Kontrola sygnalizacji elektrycznej – o ile została zainstalowana, doprowadzamy do indukcyjnego kontaktu jakiegokolwiek metalowego przedmiotu. Po takiej czynności musi dojść do włączenia alarmu.
• Kontrola obecnych w pobliżu separatora osób. Wyeliminowanie osób palących oraz otwartego ognia z obszaru w pobliżu separatora to znaczy z obszaru, gdzie grozi niebezpieczeństwo pożarowe.
• Przebieg każdej kontroli oraz czyszczenia powinien być odnotowany w książce eksploatacji urządzenia, który stanowi podstawę kontroli funkcjonowania urządzeń przeprowadzanych przez służby ochrony środowiska.
W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości lub usterek podczas wykonywania wyżej wymienionych czynności konieczna jest konsultacja z wykwalifikowaną firmą i dokonanie niezbędnych napraw takich jak:
• Odbiór odpadów niebezpiecznych, tj. osadów zaolejonych i mieszanin wodno-olejowych zgromadzonych w urządzeniach. Odbioru dokonuje się za pomocą specjalistycznych samochodów serwisowych, wyposażonych w wysokowydajne pompo-sprężarki do pobierania szlamu z dna separatora i osadników,
• Serwisu – polegającego m. in. Na wykonaniu: demontażu i montażu filtrów koalescencyjnych (lub innych wkładów stosowanych w urządzeniach), czyszczenie filtrów (wkładów), a w przypadku ich uszkodzenia – naprawy lub wymiany, sprawdzenie pracy pływaka (lub innego stosowanego zamknięcia), umyciu osadnika, uruchomieniu i sprawdzeniu systemów alarmowych oraz innych czynności zalecanych przez producenta urządzeń.
• Unieszkodliwienia odpadów ropopochodnych, osadów oraz mieszanin wodno-olejowych w punktach utylizacji, zgodnie z wymogami przepisów o odpadach.
Jeżeli urządzenie jest prawidłowo posadowione poniżej strefy przemarzania gruntu, eksploatacja w okresie zimowym nie powinna sprawić trudności. Należy skontrolować stan urządzenia po roztopach wiosennych oraz po nasilonych opadach.